Metody optymalizacji kosztów w firmie – jak generować oszczędności?
Jak podaje RMF FM oraz „Dziennik Gazeta Prawna”, aż 62,6% Polaków planuje ograniczenie wydatków z powodu wzrostu cen. Tendencja ta nie omija również przedsiębiorców – rosnące ceny energii, przerwane łańcuchy dostaw oraz rosnące stopy procentowe sprawiają, że przedsiębiorstwa decydują się na odłożenie niektórych inwestycji w czasie, intensywnie szukając metody optymalizacji kosztów w firmie. Na jakie wydatki warto zwrócić szczególną uwagę?
Jakie metody optymalizacji kosztów przyniosą nam najlepsze rezultaty?
Choć możliwe do wdrożenia metody optymalizacji kosztów są ściśle powiązane z profilem danego przedsiębiorstwa, warto pamiętać o obszarach, które w równym stopniu dotyczą niemal każdej średniej i dużej firmy. To koszty eksploatacyjne, związane z tworzeniem i gromadzeniem dokumentacji w formie papierowej. Jak podaje marka Euroimpex, twórcy oprogramowania Documaster, optymalizacja procedur związanych z wydrukiem dokumentów może przynieść największym firmom nawet milion złotych oszczędności w skali roku. Jak to możliwe?
Kluczem do właściwej metody optymalizacji kosztów wydruków są trzy ściśle powiązane ze sobą filary – korzystanie z odpowiednich urządzeń wielofunkcyjnych, utworzenie procedur zmniejszających liczbę drukowanych dokumentów oraz stosowanie chmury obliczeniowej, w której będzie można przechowywać niewydrukowane pisma. Jakie zyski przynoszą nam opisane powyżej metody optymalizacji kosztów?
1. Audyt urządzeń drukujących
Przeprowadzenie kompleksowego audytu na temat urządzeń drukujących dostarczy nam szeregu interesujących informacji na temat kosztu wydruku pojedynczej strony, zapotrzebowania na energię czy kosztów serwisowania. W sytuacji, gdy nasza firma korzysta z wielu urządzeń drukujących, analiza pomoże nam określić, czy możemy zrezygnować z części z nich bez spadku wydajności pracowników.
2. Ustalenie procedur wydruku
Czy wszystkie drukowane w firmie pisma są absolutnie niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania? Wieloletnie doświadczenie firmy Euroimpex pokazuje, że część powstającej dokumentacji można z powodzeniem zastąpić poprzez odpowiednie procedury oraz monitorowanie wydruku – działania te pomogą ustalić obszary firmy odpowiedzialne za tworzenie najwyższego odsetka zbędnych dokumentów i zaproponować bardziej wydajne rozwiązania.
3. Wdrożenie rozwiązań chmurowych
Przeniesienie danych do chmury obliczeniowej niesie ze sobą liczne korzyści, związane m.in. z łatwiejszym dostępem do dokumentacji w pracy zdalnej czy możliwość przeniesienia do sieci części procesów, związanych z występowaniem o urlop czy zgłaszaniem wniosków do działu kadr i płac.
Chcesz poznać dodatkowe metody optymalizacji kosztów w biurze?
Skontaktuj się ze specjalistami marki Euroimpex (euroimpex.pl), twórców oprogramowania Documaster, które zapewnia nowoczesne metody optymalizacji kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa. Zapoznaj się z funkcjonalnościami systemów Documaster i dowiedz się, jak wiele korzyści przyniesie Ci gruntowna reorganizacja dotychczasowych procesów wydruku.